Généralités
L’évènement 11ᵉ salon de la Maquette et du Modélisme de Montreuil-Juigné (désigné ci-après : “l’évènement”) est organisé par l’Association de maquettisme et modélisme de Montreuil-Juigne, association de Loi 1901, désignée ci-après A3MJ.
La participation de l’exposant au salon vaut pour acceptation du présent règlement.
L’exposant, ou son représentant légal, s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement.
L’évènement s’adresse au grand public, désigné ci-après le visiteur.
Les modalités d’organisation de l’évènement sont à l’initiative de A3MJ, en particulier dates de tenue du salon, heures d’ouvertures et fermeture, prix d’ entrée, tarifs des stands, ainsi que tout autres caractéristiques d’organisation.
Les autres organisations, tels que les prestataires, partenaires et sponsors sont soumis à ce règlement qui sera complété par un contrat entre A3MJ et l’organisation.
Thématique du salon
L’événement est un salon dédié uniquement au maquettisme et au modélisme. Les pièces exposées sur l’événement doivent se conformer à cette thématique.
Ainsi, les exposants présenteront des représentations de véhicules, blindés, camions, navires, aéronefs, train, engins agricoles, engins de chantier, bâtiments, décors, figurines, sans distinction d’échelle, de matière ou de technique. Sont admis les accessoires, documentations et outillages dès lors qu’ils ne sont pas majoritaires sur le stand.
Les exposants peuvent faire montre de leur savoir faire sur leur stand en exposant des pièces en cours de montage et/ou réaliser des démonstration sur leur stand, dès lors qu’ils ne sont pas majoritaires sur le stand.
Les pièces exposées doivent avoir fait preuve de création et être réalisées tout ou partiellement à la main, y compris à partir de kits, d’accessoires et de modèles du commerce modifiés. Les pièces et modèles de collections ne sont pas admises sur l’événement, sauf autorisation spécifique de A3MJ.
A3MJ se réserve le droit de faire retirer, sans justification, les pièces ne correspondant pas à cette thématique ou dont l’exposition ne lui semble appropriée.
Ethique
L’évènement est dédié à la maquette et au modélisme. Tout autre sujet, tel que la politique, la religion ou les revendications sociales ne sont pas admises sur l’évènement.
Tout exposant qui contreviendrait dans ses propos, ses communications ou les pièces exposées sera immédiatement exclu de l’événement. Il lui sera alors demandé de quitter l’exposition sans délai.
En cas de comportement inadapté d’un exposant, de quelque nature, A3MJ se réserve le droit de l’exclure sans justification.
A3MJ se réserve le droit d’engager les poursuites judiciaires qu’il souhaite envers les exposants et visiteurs contrevenant à la loi.
Annulation
L’annulation peut être décidée à tout moment par A3MJ, pour n’importe quelle raison et sans justification spécifique.
A3MJ est tenue de respecter ses engagements auprès des exposants, en essayant de limiter les annulations à des raisons majeures, imprévisibles et indépendantes de la volonté de A3MJ.
En cas d’annulation de l’événement par A3MJ, les exposants ne peuvent prétendre à un dédommagement relatif aux frais engagés par eux.
L’annulation par A3MJ permet aux exposants de demander le remboursement des sommes versées à A3MJ selon les devis signés.
L’annulation peut être imposée par des tiers ayant autorité sur l’évènement (mairie, préfecture, commission de sécurité, etc.).
En cas d’annulation imposée par un tiers, aucun remboursement ne peut être exigé. A3MJ étudira la situation selon les conditions et procèdera, ou non, à un remboursement total ou partiel.
En cas de modification par A3MJ des dates de salon, cette modification vaut pour annulation des devis signés par les exposants.
De ce fait, les exposant ne pouvant ou ne souhaitant pas conserver leur inscription pour la nouvelle date peuvent prétendre sur simple demande au remboursement intégral des sommes versées.
Vente et commerce
Seuls sont autorisés à vendre des marchandises sur l’événement, les stands attribués à des professionnels en règle. Les stands professionnels s’engagent à proposer des marchandises à la vente en rapport avec la thématique ou sa mise en œuvre (kits de maquettes, matériaux, outillages, peintures etc…).
A3MJ se réserve l’exclusivité des ventes autres, en particulier les boissons et la restauration, qui pourront le cas échéant être confiés à des prestataires, selon un contrat tiers.
Les exposants “maquettistes” sont autorisés à mettre à la vente un maximum de 5 boîtes en bout de stand à titre gracieux. A3MJ se réserve le droit de demander aux exposants “maquettistes” de retirer les marchandises à la vente, sans justification.
A3MJ ne pourra être tenu responsable des marchandises vendues sur l’évènement. Le vendeur, qu’il soit professionnel ou particulier, est le seul responsable de la légalité et de la conformité des marchandises vendues.
A3MJ ne prélève pas de commission sur les ventes des exposants.
A3MJ ne peut réaliser d’encaissement pour un tiers pour le compte des exposants, de même que A3MJ ne fournira pas de monnaie ou de fond de caisse.
A3MJ se réserve de vendre en son nom les marchandises de quelque nature qu’il le souhaite.
Promotion
A3MJ s’engage à mettre en œuvre une campagne de communication, de manière à mettre en avant les exposants et les partenaires et faire venir des visiteurs. A3MJ ne pourra être tenu responsable de quelque manière que ce soit du succès ou non de cette campagne.
A3MJ demande aux exposants et partenaires de partager les informations sur l’évènement de toutes les manières qu’ils le peuvent, afin d’augmenter la portée de la campagne de communication.
Les exposants ne peuvent faire la promotion que des travaux, marqués, associations, commerces et partenaires présents sur l’évènement, sauf accord écrit de A3MJ.
Inscription et désistement
L’inscription et l’attribution d’un stand sur l’événement nécessitent un dossier d’inscription dûment complété, dans les délais fixés par A3MJ et dans la limite des espaces disponibles.
A3MJ se réserve le droit de refuser les inscriptions, pour quelque raison que ce soit et sans justification.
L’inscription pour les exposants modélistes est gratuite et est validée par retour de mail. Cette inscription inclut le stand, les pass d’accès, le mobilier et une prise électrique par stand (pour ceux qui en font la demande) selon les critères validés par A3MJ. Les autres prestations, telles que les repas, seront soumises à participation financière.
L’inscription pour les exposants professionnels est soumise à un droit d’inscription de 25€ du Ml sur une profondeur de 2m (soit 25€/2m²) est validée par le règlement de l’acompte. Ce droit d’inscription est une participation au frais d’organisation, ainsi, en tant qu’association, A3MJ n’est pas soumise à la TVA. Le règlement, se fait par virement sur le compte de l’association, et sera validé par une facture. Tout exposant professionnel n’ayant pas réglé la totalité des droits d’inscription à la veille de l’événement se verra refuser l’accès à l’événement.
Les stands ne peuvent être ne peuvent être cédés ou partagés sans accord de A3MJ.
En cas de désistement, l’exposant doit informer A3MJ par e-mail ou courrier, au moins un mois avant la tenue de l’événement. Au-delà de ce délai, aucun des frais engagés ne pourra être remboursé.
En cas de non-occupation du stand A3MJ, aucun remboursement n’est possible.
Participation financière
Les exposants et visiteurs sont soumis à la participation financière pour les prestations de restauration. A3MJ se réserve le droit de fixer librement les prix.
L’entrée est gratuite pour les exposants pour lesquels un pass a été émis au moins un mois avant l’événement. Au-delà, les exposants seront considérés comme des visiteurs et devront s’acquitter du droit d’entrée.
Les visiteurs sont soumis à une participation financière, sous forme de droit d’entrée, dont le montant est fixé librement par A3MJ.
Accès
L’accès à l’évènement ne peut être fait que sur présentation d’un titre valide émis par A3MJ.
Toute personne sans titre valide se verra expulsée de l’événement.
A3MJ édité quatres types de titres :
- Pass bénévoles : membres de A3MJ ou bénévoles recrutés par A3MJ
- Pass exposant : pour les exposant maquettistes et professionnels qui en auront fait la demande lors de leur inscription
- Pass prestataire : pour les membres des prestataires agissant sur l’évènement
- Ticket d’entrée : pour les visiteurs, selon leur classe d’âge.
Les demandes de Pass devront être faites auprès de A3MJ à minima 2 semaines avant l’évènement.
Exposants et prestataires ne peuvent-être admis dans l’enceinte de l’événement en dehors des heures dédiés dont ils seront informés par A3MJ. A3MJ fixe librement ces horaires.
Les visiteurs ne sont admis que sur les plages horaires d’ouverture publique.
Restriction d’accès
A3MJ peut décider de restreindre l’accès à tout moment et sans justification, de façon individuelle ou collective. A3MJ essaiera de se limiter aux risques de violence, de troubles ou de limites de capacité, mais peut à tout moment décider d’élargir ces critères, sans justification.
La restriction d’accès peut être décidée ou modifiée à tout moment par des organisations ayant autorité sur l’évènement, tel que services de polices, préfectures, municipalité ou service de santé.
Les critères d’accès sanitaire seront strictement appliqués, pour l’intégralité des personnes présentes sur le site de l’évènement, y compris les bénévoles.
Attribution des stands
A3MJ attribue librement les dimensions et emplacements de stands.
A3MJ peut changer à tout moment les dimensions et emplacements des stands, sans justifications.
Les demandes spécifiques des exposants seront prises en compte dans un souci d’optimisation de la tenue de l’événement, mais ne sont en aucun cas un engagement d’exécution de la part de A3MJ.
A3MJ s’impose le respect des dimensions et surfaces convenues auprès des exposants professionnels, mais se réserve le droit de modifier l’emplacement. Dans le cas du non-respect des dimensions et surfaces prévues, l’exposant peut demander le remboursement partiel de son droit d’inscription, au prorata des surfaces réellement attribuées. Dans le cas d’une augmentation de la dimension à l’initiative unilatérale d’A3MJ, aucune augmentation du droit d’inscription ne peut être exigée auprès de l’exposant.
Responsabilité
A3MJ n’est aucunement responsable des pièces et marchandises exposées sur l’évènement.
Toute dégradation, vol ou préjudice de quelque nature sur les pièces exposées, les marchandises ou le matériel ne peut être couverte par A3MJ.
A3MJ s’engage à ce que l’événement soit couvert par une assurance responsabilité civile. Tout dégats ou préjudice non couvert par cette assurance ne pourra être couvert par A3MJ
Les exposants doivent être couverts par des contrats d’assurance responsabilité civile ou professionnelle valide au jour de l’évènement. Tout défaut d’assurance implique la responsabilité personnelle de l’exposant. A3MJ se réserve le droit de se retourner contre l’exposant à titre personnel.
Tenue des stand et propreté
L’aménagement et la tenue des stands est de la responsabilité de l’exposant.
A3MJ se réserve le droit de faire supprimer ou modifier tout ou partie de l’aménagement des stands, de quelque manière que ce soit et sans justification.
Les stands doivent se limiter aux espaces indiqués par A3MJ. Tout élément, en particulier gênant pour la circulation des visiteurs et exposants, sera retiré librement par l’organisation.
L’exposant s’engage à exposer un nombre ou une densité de pièces suffisant sur son stand, de manière à ce que le stand présente un intérêt visuel certain pour le visiteur. A3MJ se réserve le droit de réduire la dimension du stand si l’effet n’est pas suffisant.
Les dispositifs de diffusion vidéo sont tolérés, mais les dispositifs audio sont interdits, hors bruitage et sons émis par les pièces exposées elles même.
Les nappes, tissus et matériaux des stands doivent respecter les normes anti-feu M1 ou B1.
Les stands doivent être dans leur configuration de présentation, sans protection de quelque nature que ce soit sur les horaires d’ouverture aux visiteurs.
Le nettoyage et la bonne propreté du stand sont de la responsabilité de l’exposant. A3MJ se réserve le droit de faire ranger et nettoyer les stands à l’exposant, quand A3MJ le souhaite.
A3MJ est responsable de l’entretien, du nettoyage et de la bonne tenue des espaces communs et de la circulation des visiteurs.
Droit à l’image
En participant à l’événement, l’exposant renonce à son droit à l’image pendant la durée de l’événement et au sein de l’enceinte de l’événement.
L’exposant autorise la production d’images et de vidéos de sa personne, des pièces, des stands, des enseignes et des marques exposées ainsi que leur diffusion publique par quelque biais que ce soit, à des fins promotionnelles, y compris après l’événement.
A3MJ essaiera, autant que possible, de créditer les images, sans obligation.
Tombolas et concours
Les tombolas et concours sont soumis au présent règlement
Ils pourront être adjoints d’un règlement supplémentaire si le besoin s’en fait ressentir..
Contestation et litige
Dans le cas du non-respect du présent règlement, A3MJ s’engage à prévenir l’exposant ou le visiteur, de manière à lui laisser l’opportunité de se conformer à nouveau au règlement dans les plus brefs délais.
A3MJ privilégiera le règlement amiable des contestations et litiges.
L’exposant ou le visiteur s’engage à soumettre sa réclamation à A3MJ avant toute procédure, à l’écart de l’événement et dans le calme.
L’absence de bonne volonté de l’exposant ou du visiteur, pourra entraîner l’exclusion du salon et le démontage du stand.
